Perchè organizzare un festival è veramente difficile.

Data: 25 agosto 2016 |

Organizzare un festival non è certo una cosa facile. Tutti amiamo i festival, ma per viverli a pieno c’è bisogno di collaborazione.

La passione per la musica è un sentimento che ci accomuna tutti. Il mondo della musica è fatto da tante personalità: c’è chi ama andare ai concerti, chi lavora dietro le quinte per permetterti di godere a pieno un evento, e c’è chi si rimbocca le maniche affinché un evento abbia luogo.

Ognuno dà il proprio contributo per far sì che ogni evento diventi un’esperienza indimenticabile, ma prima di tutto c’è da valutare le difficoltà che si celano dietro l’organizzazione di un festival.

Poniamoci dal lato di chi decide di mettere in piedi uno spettacolo senza precedenti.

Quali sono i principali fattori che ne permettono una buona riuscita?

Andiamo per gradi.

Un festival non si crea dal nulla, c’è bisogno di un’organizzazione meticolosa e una calendarizzazione degli impegni da portare a termine per fare in modo che nulla venga lasciato al caso. Ogni organizzatore si è trovato di fronte a dei grattacapi da affrontare per riuscire a realizzare la propria idea di festival.

Il primo step da fare è quello di creare un gruppo di persone fidate con le quali condividere il piano d’azione. Avere un team di collaboratori che abbiano tutti lo stesso obiettivo non è certo semplice, né tantomeno è facile trovare competenze specifiche per ogni aspetto del making of di un festival. In questa prima fase la parola d’ordine è sicuramente FIDUCIA. Siamo persone, abbiamo bisogno di lavorare in un’ambiente stimolante e positivo che ti dia sempre più spunti e input. È importante l’opinione di tutti gli addetti ai lavori, la forza di un festival sta nel gruppo. Non bisogna caricare tutto il lavoro su poche persone, ma riuscire a distribuire compiti e responsabilità in modo equo.

Il secondo step è quello più impegnativo: per creare un festival non basta solo forza di volontà, ma c’è bisogno di un appoggio economico senza il quale non è possibile mettere in piedi il progetto che si ha in mente. Nella maggior parte dei casi, le istituzioni sono coloro alle quali chiedere un supporto. Dall’esperienza maturata in questi anni abbiamo capito che non sempre la burocrazia aiuta coloro che si impegnano per promuovere arte, musica, spettacolo per il proprio paese, anzi a volte non esitano a mettere i bastoni tra le ruote per rendere la nascita di un festival sempre più difficile, se non impossibile.

Ci sono tanti metodi per poter finanziare un festival: ci si può affidare alla solidarietà dei commercianti che abitano nel paese dove avverrà il festival, partecipare a bandi nazionali o europei, oppure lanciarsi nel crowdfunding. Autofinanziarsi è sempre la migliore scelta, seppur difficilissima, per poter avere una progettualità tale che porti al festival che si sta organizzando una crescita costante anno dopo anno.

Bisogna poi valutare quali servizi offrire al pubblico che si andrà ad accogliere per il festival: è importante valutare in maniera oculata come organizzare i servizi di ristorazione, servizi igienico/sanitari e di pernottamento.

Una delle scelte più difficili sicuramente è relativa alla location: meglio un festival che ricopre un’ampia superficie di terreno o un evento più raccolto? Meglio un festival in città o delocalizzato in una zona periferica? L’importante è permettere a chiunque di raggiungere facilmente il luogo dell’evento mediante una segnaletica apposita, servizi navetta e qualsiasi altro tipo di servizio atto a facilitare l’arrivo di tutti.

Un festival con campeggio annesso è, nella maggior parte dei casi, una soluzione eccellente per permettere a chiunque ne abbia la possibilità di godersi più giorni di un festival senza lo stress di dover fare più viaggi in macchina. In questo senso, è sempre consigliabile collocare la zona campeggio in un’area adiacente al festival, in modo tale da non dover essere soggetti all’utilizzo di navette per spostarsi. Ciò implica un minore sforzo da parte dell’utente, una maggiore e più approfondita esplorazione dell’intera area del festival e, soprattutto, aiuterà ogni singolo utente a socializzare con gli altri presenti. I festival sono un luogo d’incontro, e facilitare la comunicazione tra le persone che lo animano è il modo migliore per permettere a tutti di divertirsi nella maniera più genuina e conviviale possibile. In questo modo, inoltre, si darà la possibilità a tutti di vedere come si organizza ogni singolo giorno di festival: gli utenti saranno molto più attenti a non creare disturbo, soprattutto se vedono l’impegno profuso per garantire che tutto fili liscio come l’olio.

A questo punto si avrà bisogno sicuramente anche di altre persone, volontari o meno, che aiutino gli organizzatori a gestire l’afflusso di persone e la corretta fruibilità di ogni servizio. Bisogna valutare attentamente le forze umane a disposizione, è importante che tutti lavorino in un ambiente tranquillo e che non sommerga di lavoro un gruppo ristretto di persone.

Una delle scelte più difficili è sicuramente la scelta della line up. Conti alla mano bisogna valutare bene se ambire a grandi artisti (che magari hanno cachet troppo elevati per le vostre stime di affluenza), oppure ad una proposta artistica di alto livello che, però, affiancata ad una situazione consona e promossa nel migliore dei modi, potrebbe portare gli stessi risultati.

Ricordate che non si sta cercando di promuovere un artista ma il festival, quindi l’obiettivo è fidelizzare il pubblico sul festival e poi intrigarlo con la proposta artistica, non il contrario.

Bisogna fare attenzione anche agli artisti che si decide di far suonare: una coerenza stilistica e musicale per ogni singolo giorno di festival è il modo migliore per evitare confusione tra il pubblico, che magari potrebbe risultare meno omogeneo o meno interessato ad un artista rispetto ad un altro.

Il giorno d’inaugurazione sarà sicuramente un’emozione fortissima per tutti coloro che per mesi hanno lavorato per far sì che la loro idea di festival prenda vita. Sono giorni duri, non lo nascondiamo, ma una giusta organizzazione anche in questo caso permetterà che tutto vada per il verso giusto, anche se si sarà costretti a dormire poco e a dover fare tantissime cose.

Ci sono due cose fondamentali da non tralasciare mai nel momento in cui inizia un festival:

  • Accoglienza del pubblico. Bisogna essere cordiali, accogliere tutti a braccia aperte, indirizzare le persone ad una corretta fruizione del festival, fare in modo che nessuno rimanga deluso dal primo all’ultimo minuto. Una giusta segnaletica all’interno del festival eviterà incomprensioni e permetterà anche di educare e fidelizzare il vostro pubblico, facendolo progressivamente affezionare.

 

  • Gestione degli orari. Organizzate una tabella di marcia: apertura cancelli, line check, sound check, orari e durata performance, attività collaterali. Tutto deve essere calcolato meticolosamente evitando ritardi. Essere svizzeri sugli orari aiuta a fidelizzare il pubblico, evitando il solito “ma tanto sicuramente cominciano più tardi”. Sotto questo punto di vista è importante avere il pugno fermo ed essere decisi e risoluti per evitare qualsiasi intoppo.

 

Organizzare un festival non è certo una cosa facile. C’è bisogno di tanto lavoro e tantissima passione. Supportare e dare una mano a festival, soprattutto se autofinanziati e frutto del lavoro di persone che si impegnano in prima linea per la promozione di un concetto d’arte avulso a qualsiasi dinamica politica o economica, è il minimo che si possa fare. Tutti amiamo i festival, ma per viverli a pieno c’è bisogno di collaborazione.

È il pubblico a fare di un festival ciò che realmente è, ed il compito dell’organizzazione è quello di permettere a tutti di godere a pieno ogni singolo aspetto di esso.

È tutto un dare e avere, è tutto condivisione. Nel momento in cui entri nella zona festival, anche tu ne sei parte integrante, contribuisci anche tu alla riuscita dell’evento, e tutti ne godranno a pieno.

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